名刺管理あるある

すべての事業者に個人情報保護法が適用されました

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平成27年9月に改正された個人情報保護法が、2017年5月30日で全面施行になりました。すべての事業者が個人情報保護法の対象になりました。

中小企業や小規模事業者も対象ですので、しっかりと対応をすすめてまいりましょう。

個人情報保護法は、個人のプライバシーを保護するだけの法律ではなく、個人情報を使うことで便利になる(個人情報の有用性)ことを、適切に扱うための法律です。

つまり、個人情報は利用して利便性よくするために必要な事だけど、取扱には充分、個人のプライバシーとかを気をつけないといけません。という法律です。

もう少し詳しく知りたい方は、前の記事へ

【個人情報保護法の簡単なポイントとして】

(1)個人情報を取得するときのルール

取得するときに、相手に利用目的を告知や公表(サイトや書類など)していますか?名刺交換などの連絡先交換などの当たり前のことには不要です。

(2)個人情報を利用するときのルール

事業所で決まっている個人情報の利用目的以外では基本利用しない。予め利用目的を決めていること以外で利用するときは、しっかりと本人に同意を得ましょう。色々な想定をして利用目的を設定することが大事です。

(3)個人情報を保管するときのルール

コンピュータ上のセキュリティ対策は当たり前です。紙資料などは鍵のついた場所へ保管するなど、机の上やメモ用紙、シュレッダー処理、入室管理など決めましょう。

(4)個人情報を他人に渡すときのルール

個人情報を第三者に渡してはいけません。本人の同意を得ないといけません。ただし、業務の委託で必要な場合や事業所内などは問題ありません。グループ企業や、フランチャイズ本部などは第三者にあたるので気をつけて下さい。

(5)個人情報の開示を求められたときのルール

本人からの開示請求があった場合は、対応をしましょう。個人情報の管理者や苦情窓口担当などを設定しましょう。

 

【名刺の管理も同じです】

名刺の保管方法は大丈夫ですか?

名刺も個人情報にあたりますので、保管するルールをつくりましょう!

注意①
個人で管理をさせている場合は、リスクが多いので、会社で取決めしましょう。
(1)鍵付の保管場所(2)保管ルール(3)持ち出しルール

注意②
従業員の退職時のルールは予め決めておくことが大事です。

このように、机上や机の中にある名刺についても、しっかりと管理し適切に扱うことが法律で決められています。こんなときは、名刺クラウドサービスを利用することでセキュアな環境のもと、利便性高く名刺を管理できるツールです。ただし、無料の名刺クラウドサービスは、個人向けシステムとなっているので、企業としては推奨ができないので、お気をつけて下さい。

法人向けのクラウドサービスのbizcompass(ビズコンパス)は、安価セキュアな、中小企業向けのサービスです。個人情報保護法の対策ツールのひとつとしてご検討下さい。

 

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